Центр технической поддержки

Работать с расписанием и историей пациентов, рассчитывать заработную плату, анализировать работу всей стоматологической клиники – эти и многие другие возможности предоставляет онлайн-сервис Дента. 

Дента поможет:

Врачам

1. Быть в курсе запланированных визитов и формировать планы посещений пациентов
2. Легко и удобно заполнять графики приемов, свои и коллег
3. Всегда быть в курсе изменений графика приема благодаря мобильности программы.

Администраторам

1. Корректно вести календарь приема пациентов стоматологической клиники
2. Вести учет финансов и ежедневно формировать отчет за день
3. Оперативно оформлять визиты, формировать и печатать необходимый пакет документов
4. Пользоваться автоматическим SMS-напоминанием пациентам о запланированном визите.

Руководителям стоматологических клиник

1. Вести учет и анализировать работу накопительных дисконтных систем
2. Работать с автоматическими и ручными SMS-напоминаниями
3. Использовать гибкие бонусные системы (возможность начислять и оплачивать бонусами)
4. Анализировать динамику клиентской базы в различных разрезах
5. Проводить акции и делать спецпредложения.

С Дентой можно работать удаленно, поскольку она не привязана к конкретному компьютеру и является интернет-сервисом. Поддерживается всеми доступными браузерами.

Чтобы работать в программе, вам не нужно обладать какими-то специальными техническими знаниями.

Дента будет полезна любому предприятию, работающему в сфере оказания стоматологических услуг:
- стоматологические кабинеты
- стоматологические клиники
- стоматологические центры.

Когда вы приступаете к работе в программе, первое, с чем вы станете работать, – это Календарь предварительной записи. Календарь является рабочим столом не только для администратора стоматологической клиники, но и для врача.

К Календарю предварительной записи можно перейти, если в меню слева нажать кнопку Расписание.

Помимо Календаря предварительной записи, в Денте есть следующие разделы:

• Маркетинг. Этот блок позволяет настраивать SMS-рассылки и устраивать настоящие маркетинговые акции. Содержит разделы «Отчеты» (Баланс SMS-сообщений и Журнал SMS-сообщений) и «SMS-рассылки» (Пользовательские рассылки, Автоматические рассылки и Отправить сообщение).  
• Продажи. Здесь вы найдете всё что необходимо для оформления продаж клиентам – документы «Визит», справочники «Пациенты», «Услуги», «Товары», «Контрагенты», «Подарочные сертификаты», «Скидки и бонусы», «Категории пациентов» и отчеты «Дисконтные каты», «Отчет по продажам», «Взаиморасчеты с контрагентом» и «Проданные подарочные сертификаты».
• Склад. Раздел связан с учетом движения товаров – документы «Поступление товаров», «Списание товаров» и «Перемещение товаров», справочники «Товары», «Контрагенты», «Склады» и «Единицы измерения» и отчеты «Взаиморасчеты с контрагентом».
• Сотрудники. Данный раздел предназначен для работы с сотрудниками стоматологии. Тут можно найти документы «Расход средств» и «Начисление ЗП», справочники «Сотрудники» и «Должности» и отчеты «Расчет ЗП» и «Взаиморасчеты с сотрудником».
• Финансы. С помощью этого раздела мы можем отслеживать все операции для учета движения денежных средств. В этом помогают документы «Приход средств», «Расход средств» и «Перемещение средств», справочники «Контрагенты», «Кассы и расчетные счета» и «Статьи доходов/расходов», а также отчеты «Движение средств в кассе» и «Движение денежных средств».
• Настройки. В этом разделе можно изменять настройки клиники и параметры работы системы.
• Тех. поддержка. Сопутствующий раздел предназначен для обращений пользователей системы при возникновении вопросов при ее использовании.  

Они представлены в меню в левой части экрана. 

Несколько слов о том, как организовано хранение информации в системе.

Все разделы системы условно разделены на 3 группы - "Справочники", "Документы" и "Отчеты".  При нажатии на любой пункт меню (кроме пунктов "Расписание" и "Тех. поддержка") можно увидеть разделы, которые находятся внутри этот пункта меню. Разделы разбиты на 3 группы. Например, при нажатии на пункт меню "Склад" можно увидеть следующие разделы, которые показаны на изображении.

Справочником называется перечень каких-либо объектов, которые используются в учете. Например, в Денте есть справочник пациентов, справочник сотрудников, справочник услуг и еще несколько справочников.

Например, так выглядит справочник товаров:

Каждому товару соответствует карточка товара, на которой можно изменить характеристики конкретного товара (наименование, стоимость и пр.).

Например:

В системе есть следующие справочники:

    Справочник "Пациенты"
    Справочник "Услуги"
    Справочник "Товары"
    Справочник "Контрагенты"
    Справочник "Категории клиентов"
    Справочник "Склады"
    Справочник "Единицы измерения"
    Справочник "Сотрудники"
    Справочник "Должности"
    Справочник "Кассы и расчетные счета"
    Справочник "Статьи доходов/расходов"
    Справочник "Абонементы"
    Справочник "Скидки и бонусы"
    Справочник "Подарочные сертификаты"

С помощью документов оформляются все действия, связанные с оформлением визитов пациентов, перемещением товаров, перемещением финансов и пр.

Например, поступление товаров от поставщика оформляется документом «Поступление товаров» (после сохранения этого документа соответствующие товары появятся на складе стоматологической клиники); поступление денег от пациента оформляется документом «Приход средств» (после сохранения этого документа деньги появятся в кассе, а также изменится остаток взаиморасчетов с пациентом, от которого поступили деньги).

В системе есть следующие документы:

• Визит
• Поступление товаров   
• Перемещение товаров (для перемещения товаров с одного склада на другой)   
• Списание товаров   
• Приход средств   
• Расход средств   
• Перемещение средств
• Начисление зарплаты

При выборе документа в меню (например, при выборе документа «Визит») открывается перечень документов «Визит», уже существующих в системе: 

Отсюда, можно перейти к созданию нового документа или редактированию существующего:

С помощью отчетов можно получить информацию о движениях товаров, движениях финансов, продажах, взаиморасчетах с клиентами, зарплате сотрудников и др. Для того, чтобы сформировать отчет, необходимо задать параметры, в соответствии с которыми будет сформирован отчет и нажать на кнопку «Сформировать». Полученный отчет можно сохранить в файле MS Excel для последующей работы.

Пример отчета («Расчет зарплаты сотрудников»):

Список отчетов, которые есть в системе:

• Баланс SMS-сообщений
• Журнал SMS-сообщений
• Дисконтные карты
• Отчет по продажам
• Взаиморасчеты с контрагентом
• Проданные абонементы
• Проданные подарочные сертификаты
• Остатки товара на складе
• Инвентаризация
• Расчет зарплаты
• Взаиморасчеты с сотрудником
• Движение средств в кассе
• Движение денежных средств

Занести базовую информацию о вашей клинике можно, зайдя в раздел «Настройки», кликнув на блок «Информация о клинике».

(Раздел «Настройки» расположен в меню слева, самая нижняя кнопка, пункт «Информация о клинике» появится после нажатия на раздел настроек)

В этом блоке нам нужно внести следующую информацию о нашей стоматологической клинике:

• Наименование клиники
• Полное наименование юридического лица
• Юридический адрес
• Телефон
• ИНН (наименование и адрес юридического лица нам понадобится в печатных формах документов, которые выписываются при оказании услуг или продаже товаров пациенту-юридическому лицу — скажем, в расходной накладной).

Здесь же идет блок «Редактировать график», который будет нужен для отображении Календаря предварительной записи.

Кроме того, первичные настройки клиники можно сделать из блока «Настройки клиники» в меню «Настройки».

Здесь представлены следующие блоки:

- Сохранение визита без указания врача. По умолчанию стоит «разрешено», то есть визиты в Календаре предварительной записи могут сохраняться без указания врача. Однако потом в документе Визит мы все равно его указываем.

- К одному врачу можно одновременно записать несколько пациентов. При выборе варианта «Несколько пациентов» вы сможете создать несколько предварительных записей к одному врачу на одно и то же время. Если же выбран вариант «Только одного пациента», то система не разрешит сохранить запись, в случае если это время врача в календаре уже занято.

- Создавать товары из визита. Если выбран вариант «Да», то при оформлении визита вы сможете не только выбрать товар из справочника «Товары» но и создать новый, просто написав его наименование. Если же выбран вариант «Нет», то в визите можно будет оформить продажу только существующего товара, выбрав его из справочника.

- Создавать услуги из визита и предварительной записи. Если выбран вариант «Да», то при оформлении визита вы сможете не только выбрать услугу из справочника «Услуги», но и создать новую услугу, просто написав ее наименование. Если же выбран вариант «Нет»,  в визите можно будет только выбрать существующую услугу.

- Касса для статистики на рабочем столе. С помощью этого параметра вы можете указать кассу, данные по которой будут отображаться в блоке над календарем предварительной записи в разделе «Расписание».

- Склад по умолчанию. Выбранный здесь склад будет по умолчанию отображаться в новых документах «Поступление товаров», «Списание товаров», «Визит».

- Склад для списания. Выбранный здесь склад будет по умолчанию отображаться в форме «Посмотреть материалы» в документе «Визит» (это тот склад с которого будут списываться материалы при оказании услуг пациенту).

- Масштаб календаря по умолчанию. С помощью этого параметра вы можете задать наиболее удобный масштаб календаря предварительной записи. По умолчанию в программе стоит шаг в 20 минут.

- Показывать удаленные объекты. Если выбран вариант «Показывать», то в справочниках и журналах документов будут видны все когда-либо удаленные объекты. Они будут выделены серым цветом. Если же выбран вариант «Не показывать», удаленные объекты будут скрыты.

- В клинике используются сертификаты. Продаете ли вы сертификаты либо нет, и если да, то можете проводить ими оплату.

- Регион. Регион, в котором находится ваша клиника, нужно указать для корректной работы SMS-сообщений.

- Работа с документами за прошедшие периоды разрешена. Если вы хотите запретить создание, удаление и редактирование документов, то выберите «Нет» и укажите дату, до которой работа с документами будет запрещена.

- Запретить работу с товарами и материалами, которых нет на складе. Если вы хотите запретить работу с товарами и материалами, которых нет на складе, то выберите вариант «Да».

- Пациент считается первичным, если он не посещал клинику. С помощью данного параметра вы сможете определить период с последнего посещения пациента, по истечению которого он будет считаться первичным.

Для настройки режима работы стоматологической клиники нажмите на раздел "Настройки" на странице системы, в появившемся меню выберите "График".

На данной странице отображается расписание работы сотрудников и клиники в целом.

Одно из полей, которое мы также обязательно должны заполнять, – это график работы клиники. Без заполнения этого блока невозможно пользоваться Календарем предварительной записи. 

На странице графика работы нажмите на кнопку "График работы клиники". Система покажет Вам форму выбора времени на дни недели, которая выглядит так:

После настройки - нажмите на кнопку "Сохранить" в низу страницы.

Самый простой и быстрый способ добавить список сотрудников в Денту – загрузить его из файла MS Excel.

Модуль загрузки справочников из MS Excel предоставляет две возможности:

• Первоначальная загрузка информации в справочники.
• Групповое редактирование справочников. Например, изменение цен услуг и товаров

Загрузить сотрудников из файла MS Excel

Модуль загрузки данных расположен в разделе «Настройки - Загрузка из Excel». Интерфейс модуля загрузки::

Загрузка справочника производится в 4 этапа:

1. Выберите загружаемый справочник из выпадающего списка
2. Скачайте шаблон загружаемого справочника, нажав на ссылку «Скачать шаблон»
3. На основании загруженного шаблона подготовьте файл для загрузки (описание шаблона для каждого справочника приведено ниже)
4. Загрузите файл в систему. Для этого нажмите кнопку «Загрузить файл», выберите  на компьютере файл, подготовленный для загрузки, и кликните по ссылке «Импортировать данные из файла»

По результатам загрузки данных будет сформирован отчет с информацией о количестве созданных (отредактированных) объектов и количестве ошибок.

Описание шаблона справочника "Сотрудники"

Пример шаблона файла загрузки справочника «Сотрудники» - ШаблонСотрудники.xls

Каждая строка файла для загрузки справочника «Сотрудники» соответствует одному работнику.

Данные о сотрудниках должны начинаться со второй строки файла (первая строка предназначена для заголовка).

Порядок столбцов в шаблоне можно изменять.

Перед загрузкой справочника «Сотрудники» необходимо создать перечень должностей в справочнике «Должности» раздела «Сотрудники» системы.

Таблица данных шаблона содержит следующие столбцы:

• «№» - уникальный номер (ID) сотрудника в системе. Поле, необязательное для заполнения.
• «Имя», «Фамилия», «Отчество» сотрудника. Обязательно должно быть заполнено по крайней мере одно из трех полей.
• «Должность» - наименование должности сотрудника в точном соответствии со справочником «Должности».
• «Телефон» – номер контактного телефона сотрудника. Поле не является обязательным для заполнения.
• «E-mail» – адрес электронной почты сотрудника. Поле не является обязательным для заполнения.
• «День рождения» – дата рождения сотрудника в формате «ДД.ММ.ГГГГ». Поле не является обязательным для заполнения.
• «Паспорт» - в соответствующих полях необходимо ввести серию, номер, дату и место выдачи паспорта сотрудника. Поле не является обязательным для заполнения.
• «ИНН» - номер ИНН сотрудника. Поле не является обязательным для заполнения.
• «Комментарий» - дополнительная информация о сотруднике. Поле не является обязательным для заполнения.

Описание справочника сотрудников

Справочник сотрудников представляет собой таблицу, каждая строка которой соответствует одному сотруднику стоматологической клиники:

Кнопка «Новый сотрудник» предназначена для создания нового сотрудника, таким образом, Вы можете создать сотрудника "вручную".

При нажатии на заголовок столбца таблицы, подчеркнутый прерывистой линией, происходит сортировка сотрудников  по соответствующему столбцу.

Для перехода к карточке сотрудника  (для просмотра или редактирования информации о сотруднике) необходимо выделить сотрудника и нажать на кнопку «Изменить» или нажать на имя сотрудника.

Для удаления сотрудника нужно выделить его и нажать на кнопку «Удалить» (удаленный сотрудник будет зачеркнут и выделен серым цветом). Для снятия пометки удаления с сотрудника нужно выделить сотрудника и нажать на кнопку «Вернуть» (подробнее об удалении и восстановлении объектов можно прочитать в разделе «Настройки»).

Описание карточки сотрудника

Форма карточки сотрудника разделена на 3 вкладки:

• Общая информация
• Схема расчета ЗП
• Управление доступом

Вкладка «Общая информация»

Описание полей:

• Фамилия, Имя, Отчество – хотя бы одно из полей должно быть заполнено

• Должность – должность сотрудника. Перечень должностей можно отредактировать в справочнике должностей.

• Дата рождения – дата рождения сотрудника

• E-mail для уведомлений – адрес электронной почты, по которому будут отправлять системные уведомления

• Телефон – номер контактного телефона сотрудника

• Использовать полное имя в печатных документах - отметьте галочками соответствующие поля, если сотрудник будет фигурировать в документах в качестве Главного бухгалтера, Кассира, Руководителя предприятия. 

• Показывать сотрудника в расписании - отметьте данную опцию, если необходимо, чтобы сотрудник присутствовал в календаре предварительной записи.

• Опция «Закрепить за сотрудником склад» позволяет выбрать склад, с которого будут автоматически списываться материалы и товары, если сотрудник будет указан в визите в качестве мастера. Если склад не выбран, то материалы и товары будут списаны со склада по молчанию, заданного в настройках.

• Кнопка «Загрузить фотографию» позволяет загрузить фотографию сотрудника, которая будет отображаться в календаре предварительной записи.

• Параметр «Разрешить доступ к системе» позволяет разрешить или запретить доступ сотрудника к системе. В случае, если доступ к системе должен быть предоставлен – необходимо ввести адрес электронной почты и пароль, которые будет использовать сотрудник для доступа к системе, а также задать для сотрудника один из наборов прав доступа.

• С помощью галочек "Показывать подсказки" и "Показывать помощника" можно включить или отключить показ подсказок и помощника начала работы при авторизации в системе сотрудника

Вкладка «Схема расчета ЗП»

На этой вкладке можно настроить схему расчета зарплаты для того чтобы зарплата сотрудника рассчитывалась автоматический

Вкладка «Управление доступом»

Позволяет предоставить доступ сотруднику к системе, ограничить видимость разделов. 

Аналогично, необходимо заполнить список услуг.

Загрузка из файла MS Excel

В разделе «Настройки - Загрузка из Excel». загрузите файл с услугами.

Шаблон: ШаблонУслуги.xls

На основании загруженного шаблона подготовьте файл для загрузки.

Загрузите файл в систему. Для этого нажмите кнопку «Загрузить файл», выберите  на компьютере файл, подготовленный для загрузки, и кликните по ссылке «Импортировать данные из файла»

По результатам загрузки данных будет сформирован отчет с информацией о количестве созданных (отредактированных) объектов и количестве ошибок.

Загрузка "вручную"

Справочник «Услуги» расположен в разделе «Продажи». Кнопка «Новая категория услуг», расположенная над таблицей предназначена для добавления новой категории услуг (например – «Парикмахерский зал»). Кнопка «Новая услуга» предназначена для создания новой услуги:

Пример заполнения карточки услуги:

Перечень полей, их описание:

• Наименование – наименование услуги, под которым услуга будет фигурировать во всех документах и отчетах (поле, обязательное для заполнения)

• Категория – категория услуг, к которой относится редактируемая услуга. Для каждой услуги можно задать только одну категорию. Категория – поле, обязательное для заполнения.

• Стоимость – стоимость услуги в рублях. Эта стоимость будет использоваться при оформлении предварительной записи и визита клиента. Стоимость услуги – поле, обязательное для заполнения. Необходимо указывать стоимость за 1 единицу услуги (т.е. стоимость за 1 минуту, 1 процедуру, 1 прядь волос и т.д.)

• Единица измерения – единица, в которой измеряется услуга. По умолчанию в системе задано несколько единиц измерения – «штука», «процедура» и пр. Этот список можно отредактировать в справочнике «Единицы измерения». Единица измерения используется в отчетах и документах и является обязательной для заполнения.

• Продолжительность – время, которое занимает процесс оказания одной единицы услуги. Продолжительность услуги используется в календаре предварительной записи для бронирования соответствующего количества времени сотрудника, оказывающего услугу. Поле «Продолжительность» является обязательным для заполнения.

• Используемые материалы. В данной таблице можно задать перечень материалов, которые всегда списываются со склада при оказании этой услуги клиенту. Для каждого материала нужно задать наименование (выбрав материал из справочника "Товары"), количество которое должно быть списано, а также указать, должно ли указанное количество товара списываться за "1 визит" или "1 процедуру" (Например, при посещении клиентом солярия будет использована одна одноразовая шапочка, вне зависимости от того сколько минут клиент находился в солярии. А при оказании услуги "Инъекция диспорта" количество материала должно быть пропорционально "количеству" услуги). При оформлении визита список материалов можно будет отредактировать в соответствии с тем, что было израсходовано фактически.

• Комментарий – поле, в котором можно указать любую текстовую информацию об услуге

• Цвет в расписании  - при выборе оттенка, в расписании данная услуга будет выделяться цветом

Загрузка таблицы

Загрузка справочника производится в 4 этапа:

1. Выбрите загружаемый справочник из выпадающего списка
2. Скачайте шаблон загружаемого справочника, нажав на ссылку «Скачать шаблон»
3. На основании загруженного шаблона подготовьте файл для загрузки (описание шаблона для каждого справочника приведено ниже)
4. Загрузите файл в систему. Для этого нажмите кнопку «Загрузить файл», выберите  на компьютере файл, подготовленный для загрузки, и кликните по ссылке «Импортировать данные из файла»

По результатам загрузки данных будет сформирован отчет с информацией о количестве созданных (отредактированных) объектов и количестве ошибок.

Пример шаблона файла загрузки справочника «Товары» - ШаблонТовары.xls

Каждая строка файла для загрузки справочника «Товары» соответствует одному товару.

Данные о товарах должны начинаться со второй строки файла (первая строка предназначена для заголовка)

Порядок столбцов в шаблоне можно изменять.

Перед загрузкой справочника «Товары» нужно сделать следующие подготовительные действия:

• Создать перечень категорий товаров в справочнике «Товары» (к созданным категориям будут привязываться загружаемые из MS Excel товары)
• Заполнить справочник единиц измерения (он находится в разделе «Склад» на вкладке справочники).

Таблица данных шаблона содержит следующие столбцы:

• «№» - уникальный номер (ID) товара в системе. Поле не является обязательным для заполнения. Если ID товара указан, при загрузке не будет создан новый товар, а будет отредактирована информация о существующем товаре.
• "Наименование" - наименование товара. Поле является обязательным для заполнения. 
• «Категория» - наименование категории товаров, к которой нужно отнести создаваемый (или редактируемый) товар. Поле является обязательным для заполнения.
• «Цена» - цена продажи товара. Поле является обязательным для заполнения.
• «Ед. измерения (продажа)»  - полное наименование единицы измерения товара для продажи из справочника «Единицы измерения». Поле является обязательным для заполнения.
• «Ед.изм. (списание)» - полное наименование единицы измерения товара для списания из справочника «Единицы измерения». Поле не является обязательным для заполнения.
• «1 ед.изм. д/п = ед.изм. д/с» - соотношение между единицами измерения для продажи и списания. Например, "1 штука" = "200 миллилитров". Поле является обязательным для заполнения, если указаны обе единицы измерения.
• «Единица измерения»  - полное наименование единицы измерения из справочника «Единицы измерения». Поле является обязательным для заполнения.
• "Артикул" - артикул товара. Поле не является обязательным для заполнения
• "Комментарий" - любое текстовое примечание о товаре. Поле не является обязательным для заполнения

Ручное добавление товаров

Перейдите в справочник товаров (Справочник «Товары» расположен в разделе «Склад»). Он представляет собой таблицу, разделенную на 2 области – дерево категорий товаров (левая область) и непосредственно перечень товаров (правая область):

Кнопка «Новая категория товаров», расположенная над таблицей предназначена для добавления новой категории товаров (например – «Уход за лицом»)

Кнопка «Новый товар» предназначена для создания нового товара - нажмите на данную кнопку.

Пример карточки товара:

Заполните поля и нажмите на кнопку "Сохранить и закрыть"

Аналогично загрузите справочник с Клиентами.

Загрузка через Excel

Пример шаблона файла загрузки справочника «Пациенты» - Шаблон.xls

Шаблон файла загрузки справочника «Пациенты» выглядит так:

Каждая строка файла для загрузки справочника «Пациенты» соответствует одному пациенту. Данные о пациентах должны начинаться со второй строки файла (первая строка предназначена для заголовка). Порядок столбцов в шаблоне можно изменять.

Таблица данных шаблона содержит следующие столбцы:

«№» - уникальный номер (ID) пациента в системе. Поле не является обязательным для заполнения. Если ID пациента указан, при загрузке не будет создан новый клиент, а будет отредактирована информация о существующем пациенте
«Фамилия», «Имя», «Отчество» пациента – обязательным является заполнение по крайней мере одного из трех полей. Если ID клиента не указан, но в базе уже существует пациент с такими же как в загружаемом файле фамилией, именем и отчеством, то новый пациент при загрузке создан не будет, а будет отредактирован существующий
«Телефон» - основной сотовый телефон пациента. Поле не является обязательным для заполнения (информация из этого поля используется в модуле SMS-рассылок). Телефон должен содержать 10 символов (чисел). Символы в телефоне могут быть разделены пробелами или дефисами. Перед десятью символами сотового телефона могут быть указаны символы «8» или «+7»
«Дополнительный телефон» пациента. Это поле также необязательно. Дополнительный телефон может быть указан в любом формате, можно перечислить через запятую несколько телефонов
«E-mail» пациента также указывать необязательно. Здесь прописывается почта в формате «xxx@xxx.xx» 
«Пол» пациента также вписывать необязательно
«День рождения» пациента также заносим по необходимости. Значение поля должно соответствовать одному из  2 форматов – «ДД.ММ» - для указания даты рождения без года рождения или «ДД.ММ.ГГГГ» - для указания даты рождения с годом рождения
Адрес пациента (поля «Город», «Улица», «Дом», «Квартира») – все поля необязательны.

Создание пациентов "вручную"

Перейдите на к справочнику «Пациенты» (расположен в разделе «Продажи»).

Кнопка «Новый пациент» предназначена для создания нового пациента(Нажмите на нее)

Заполните поля и нажмите сохранить и закрыть